🧾 Notes de frais
Découvrez comment soumettre vos notes de frais facilement avec le scan automatique OCR des justificatifs.
1. Créer un dossier de notes de frais
Depuis le menu latéral, cliquez sur Notes de frais puis sur le bouton "Nouveau dossier". Un dossier vous permet de regrouper plusieurs lignes de frais ensemble.
📝 Informations du dossier
- Donnez un nom descriptif à votre dossier (ex: "Déplacement Paris Mars 2025")
- Ajoutez un commentaire si nécessaire
- Le statut sera automatiquement sur "Brouillon"
- Vous pourrez ensuite ajouter plusieurs lignes de frais dans ce dossier
📸 Création d'un nouveau dossier
Interface de création d'un dossier de notes de frais
📸 Dossier en mode brouillon
Votre dossier reste en brouillon jusqu'à ce que vous le soumettiez pour validation
2. Ajouter des lignes de frais
Une fois votre dossier créé, vous pouvez y ajouter autant de lignes de frais que nécessaire. Chaque ligne représente une dépense individuelle.
📝 Informations par ligne de frais
- Sélectionnez le type de frais (Restaurant, Transport, Hébergement, etc.)
- Indiquez le montant TTC de la dépense
- Précisez la date de la dépense
- Ajoutez une description (ex: "Déjeuner client Paris")
- Uploadez le justificatif (ticket de caisse, facture PDF, etc.)
📸 Ajout d'une ligne de frais
Formulaire pour ajouter une nouvelle ligne de frais à votre dossier
📸 Vue complète d'un dossier avec ses lignes
Votre dossier regroupe toutes vos lignes de frais avant soumission
3. Scan automatique des justificatifs (OCR + IA)
Essential RH intègre une technologie de reconnaissance automatique par IA des justificatifs. Plus besoin de ressaisir les informations manuellement !
✨ Comment ça marche ?
Lorsque vous uploadez un justificatif (photo ou PDF), notre système d'intelligence artificielle analyse automatiquement le document et extrait les informations clés :
- Montant TTC - Pré-rempli automatiquement
- Date - Détectée sur le ticket
- Nom du commerce - Identifié automatiquement
- Type de frais suggéré - L'IA devine la catégorie
Gain de temps considérable : Vous n'avez plus qu'à vérifier et valider ! 🚀
📸 Formulaire pré-rempli par OCR (partie 1)
L'IA a détecté automatiquement le montant, la date et le nom du commerce
📸 Formulaire pré-rempli par OCR (partie 2)
Justificatif uploadé et analysé, informations extraites automatiquement
💡 Conseil
Pour de meilleurs résultats, prenez des photos nettes et bien cadrées de vos tickets. Évitez les justificatifs froissés ou mal éclairés. Les PDF scannés fonctionnent également très bien.
4. Suivi de validation
Une fois votre dossier soumis, il passe par un processus de validation multi-niveaux :
Validation Niveau 1 (Manager/Direction)
Votre manager ou directeur vérifie la conformité des dépenses avec la politique de l'entreprise. Il peut approuver, rejeter ou ajuster les montants si nécessaire.
Validation Niveau 2 (optionnel)
Selon la configuration, un second niveau de validation peut être requis (Direction financière, DAF, etc.).
Approuvé ✅
Votre note de frais est validée ! Le remboursement sera effectué sur votre prochaine paie. Vous recevez une notification par email à chaque étape.
ℹ️ Bon à savoir
Vous pouvez modifier ou supprimer une ligne de frais tant que le dossier est en brouillon. Une fois soumis, seuls les validateurs peuvent modifier les montants.
5. Types de frais acceptés
Les types de frais disponibles dépendent de la configuration de votre entreprise. Voici les plus courants :
Restauration
Déjeuners/dîners clients, repas en déplacement professionnel
Transport
Frais kilométriques, train, avion, taxi, parking, péages
Hébergement
Hôtels, locations lors de déplacements professionnels
Télécommunications
Forfait téléphonique professionnel, internet
Fournitures
Achat de matériel, fournitures de bureau
Formation
Frais de formation professionnelle, livres spécialisés
⚠️ Important
Chaque type de frais peut avoir des limites de montant (par dépense, par jour, par mois) et des règles spécifiques définies par votre entreprise. Consultez la politique de frais de votre entreprise.
6. Conseils pratiques
📸 Gardez vos justificatifs
Conservez toujours l'original papier pendant 3 mois minimum après remboursement pour les contrôles.
⏱️ Saisissez rapidement
Enregistrez vos frais immédiatement pour ne pas oublier de détails importants et bénéficier de l'OCR.
📋 Justificatif obligatoire
Aucune note de frais ne peut être validée sans justificatif valide. Pensez à photographier vos tickets immédiatement.
📧 Notifications email
Vous êtes notifié par email à chaque changement de statut de vos dossiers de notes de frais.
🔄 Regroupez vos frais
Créez un dossier par déplacement ou par mois pour mieux organiser vos demandes de remboursement.
✅ Vérifiez l'OCR
Même si l'IA est performante, vérifiez toujours les informations extraites avant de soumettre.
💰 Prêt(e) à soumettre vos frais ?
Accédez à votre espace notes de frais et créez votre premier dossier
Accéder aux notes de frais